La mise en place du lieu de réception, soyez organisés !

 

Vous y voilà presque ! Ce jour tant attendu est enfin là ! Tout est prêt ou quasiment, il ne vous reste que quelques semaines voire quelques jours avant votre mariage, quel bonheur de se dire que tout ce vous avez imaginé durant des mois va enfin prendre vie ! Ok pour le jour J vous êtes prêts ! Mais pour la veille ? Et oui, la mise en place de votre lieu de réception, elle ne va pas se faire toute seule ! Aller, pas de panique, comme d’habitude je vous livre mes conseils de wedding planner pour que tout se passe comme sur des roulettes, sans oublis, dans la sérénité et la bonne humeur ! 😉

Si le jour de votre mariage promet d’être tout beau tout rose, pour la veille, c’est un peu moins souvent le cas. Ce n’est pas que ce soit désagréable non plus, mais disons qu’il y a du boulot et qu’il va falloir s’activer sans en faire trop pour éviter de trop se fatiguer avant le grand jour. Même si aujourd’hui, de plus en plus de lieux de réception proposent des formules ou ils se chargent d’installer tout ou en partie vos tables et votre décoration, ce n’est pas encore le cas partout. Alors oui, il va falloir mettre la main à la patte !

Première étape : Construire vos documents de préparation

Il est impératif de réaliser un plan de table, imprimé en plusieurs exemplaires avec en première page, le plan global de la salle afin de savoir dans un premier temps comment positionner vos tables, puis un plan détaillé pour chaque table avec le nom de la table et les noms et prénoms des invités se trouvant à chaque table, si vous avez décidé de les placer.

Dans un deuxième temps, il est essentiel de réaliser la liste des choses que vous ne devez absolument pas oublier pour votre mise en place. Cela peut paraitre futile, mais vous évitera bien des allers-retours jusqu’à chez vous pour une paire de ciseau, puis du fil de pêche, puis une agrafeuse,… etc. Pensez donc à lister dès maintenant, toutes les choses qui vous paraissent essentielles pour la mise en place de la décoration. N’hésitez pas à apporter des choses qui ne vous paraissent pas forcément utile sur le moment mais qui pourraient pourtant vous aider à fixer tel ou tel élément. Mieux vaut avoir trop de choses que pas assez 😉
Dans cette liste bien sur, n’oubliez pas d’y mentionner tous vos éléments de décoration des tables mais aussi du lieu en général, y compris le nombre de chaque. Exemples : 75 lanternes, 4 stylos pour le livre d’or,… Pour les tables, le must du must est d’avoir une photo prise lors de vos essais de décoration des tables, accompagnée du détail de chacune d’elle, et de répertorier toutes les informations dans un tableau de ce genre :

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Vous gagnerez ainsi un temps précieux et n’aurez pas besoin de réfléchir à tout, une nouvelle fois. Vous n’aurez pas besoin non plus d’expliquer en détail l’installation aux personnes qui vous aident ce jour là : grâce aux photos et aux tableaux récapitulatifs, tout est clair et précis pour tout le monde. Non seulement vous gagnerez du temps, mais aussi de l’agent ! En calculant en amont les besoins de chaque table (le nombre de chaque élément dépend bien sur de la grandeur des tables qui diffère selon le nombre d’invités installés sur chacune d’elle), vous éviterez d’acheter en trop grande quantité inutilement, à condition bien sur d’avoir attendu la réponse de tous vos invités AVANT d’acheter votre décoration :p Un article à ce sujet a été écrit sur ce blog, retrouvez-le sur : « Choisir la décoration adaptée à votre mariage… tout un programme ! [ Deuxième Partie ].

Deuxième étape : Construire la fameuse liste des choses à ne pas oublier d’apporter
Voici quelques éléments qui vous aideront à commencer votre liste :

– le plan de table
– tous vos éléments de décoration (voir tableau décrit + explications complémentaires, à la première étape) sans oublier votre urne et/ou livre d’or si vous en avez, les
– les jeux des enfants
– un vase pour le bouquet de la mariée
– une mallette comprenant tout le matériel nécessaire à la mise en place
– toutes vos boissons (alcoolisées et non alcoolisées) si c’est vous qui les apporter
– des chaussures de rechange pour la soirée, si nécessaire (pour le jour J bien entendu ! Mais autant les laisser dès la veille sur le lieur de réception afin d’éviter de les oublier.)
– vos affaires pour la nuit, si vous ne rentrer pas chez vous dormir le soir du mariage, ainsi que vos tenues du lendemain, si vous avez prévu un brunch

Attention, selon les mariages et plus précisément les éléments de décoration, les lieux de réception, les animations prévues,.. etc, cette liste doit être adaptée et modifiée.

Troisième étape : Prenez votre temps !

Bien sur, toute cette mise en place demande de l’huile de coude, et cela ne va pas se faire tout seul. Mais pensez que le lendemain, vous ne pouvez pas vous permettre d’être fatigués ! Vous serez sous tous les projecteurs, et vous n’allez probablement pas beaucoup dormir… Pour être en forme le jour J, il faut donc vous préparer tout au long de la semaine précédant le mariage : bien manger, bien dormir, et penser à vous garder des petits moments de détente ! Avec votre futur, ou seule, prenez le temps de vivre et de faire des choses que vous aimez, rien de tel pour : vous relaxer, aborder sereinement le jour J et donc avoir une mine « présentable » ! 😉 Vous l’aurez compris, la veille, ne forcez pas ! Pour cela, mesurez le temps nécessaire à la mise en place et prévoyez TRES large, afin d’avoir le temps de faire des pauses, et aussi de pouvoir rebondir en cas d’imprévus. N’hésitez pas à demander de l’aide à vos proches, mais attention de l’aide « intelligente ». Convier 20 personnes ne sert strictement à rien ! Plus vous serez nombreux, et plus le nombre de personnes ne faisant rien sera important… Etre trop nombreux, souvent, c’est se gêner ! Convier seulement 1 personne, sera par contre sans doute trop juste… A voir de mesurer le bon équilibre.
Dans l’idéal, prévoyez de finir toute votre mise en place avant 20h, grand maximum ! Ce soir là, vous aurez encore besoin de prendre un repas équilibré (et même encore plus que les autres jours), dans le calme tout en prenant votre temps.

 

Bien sur, si vous avez fait appel à un wedding planner, il/elle vous aidera à mettre en place tous ces documents en prenant en compte tous les éléments qu’il/qu’elle connait déjà parfaitement de votre mariage. Rassurez-vous et faites lui confiance !
Ce seront les derniers moments que vous vivrez là en tant que « célibataire ». Profitez, relaxez-vous, demain est un grand jour ! 😉

 

Article rédigé par Emilie Damien Pernette, Wedding Planner

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